El libro de incidencias y su utilización como herramienta para el coordinador de seguridad y salud

Marco normativo 

El libro de incidencias y su utilización se regula en el Art.  13 del RD 1627/1997 del 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de seguridad y de salud en las obras de construcción, y sus posteriores modificaciones en el 1109/2007.

Existencia y formato

1. En cada centro de trabajo existirá con fines de control y seguimiento del plan de seguridad y salud un libro de incidencias que constará de hojas por duplicado, habilitado al efecto.
2. El libro de incidencias será facilitado por:
   • El Colegio profesional al que pertenezca el técnico que haya aprobado el plan de seguridad y salud.
   • La Oficina de Supervisión de Proyectos u órgano equivalente cuando se trate de obras de las Administraciones públicas.

Custodia

3. El libro de incidencias, que deberá mantenerse siempre en la obra, estará en poder del coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra o, cuando no fuera necesaria la designación de coordinador, en poder de la dirección facultativa. A dicho libro tendrán acceso la dirección facultativa de la obra, los contratistas y subcontratistas y los trabajadores autónomos, así como las personas u órganos con responsabilidades en materia de prevención en las empresas intervinientes en la obra, los representantes de los trabajadores y los técnicos de los órganos especializados en materia de seguridad y salud en el trabajo de las Administraciones públicas competentes, quienes podrán hacer anotaciones en el mismo, relacionadas con los fines que al libro se le reconocen en el apartado 1.

 Anotación en el libro

4. Efectuada una anotación en el libro de incidencias, el coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra o, cuando no sea necesaria la designación de coordinador, la dirección facultativa, deberán notificarla al contratista afectado y a los representantes de los trabajadores de este.

En el caso de que la anotación se refiera a cualquier incumplimiento de las advertencias u observaciones previamente anotadas en dicho libro por las personas facultadas para ello, así como en el supuesto a que se refiere el artículo siguiente (paralización de las obras. Art. 14), deberá remitirse una copia a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en el plazo de veinticuatro horas. En todo caso, deberá especificarse si la anotación efectuada supone una reiteración de una advertencia u observación anterior o si, por el contrario, se trata de una nueva observación.

Igualmente, el artículo 14 del mismo RD, recogen algunas indicaciones sobre su utilización como herramienta de control de la prevención durante la obra, de advertencia y comunicación de las incidencias al contratista y la obligatoriedad de anotar en caso de paralización total o parcial de la obra.

1. Sin perjuicio de lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 21 y en el artículo 44 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, cuando el coordinador en materia de seguridad y salud durante la ejecución de la obra o cualquier otra persona integrada en la dirección facultativa observase incumplimiento de las medidas de seguridad y salud, advertirá al contratista de ello, dejando constancia de tal incumplimiento en el libro de incidencias, cuando este exista de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 13, y quedando facultado para, en circunstancias de riesgo grave e inminente para la seguridad y la salud de los trabajadores, disponer la paralización de los tajos o, en su caso, de la totalidad de la obra.

¿Es obligatoria la existencia del Libro de Incidencias en las obras de construcción?

 Según los expuesto anteriormente, debe existir en la obra y debe ser aportado por el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución, o bien por el técnico de dirección de la obra que asuma las funciones de seguimiento del plan de seguridad de la obra.

El Libro de Incidencias además deberá estar habilitado por el colegio profesional del técnico que aprueba el plan de seguridad y salud, por regla general, el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución.

Estará en la obra a disposición de los agentes con autorización para anotar, por lo que debe asegurarse que, en su custodia, sea accesible además del coordinador de seguridad y salud al resto de agentes con autorización para realizar anotaciones.

• Dirección facultativa
• Representantes de contratistas subcontratistas y trabajadores autónomos
• Representantes de los trabajadores y de los órganos de prevención de las empresas
• Técnicos de las empresas encargadas de la prevención de obra
• Administración pública competente

Varias cuestiones quedan por tanto a criterio de los técnicos que vayan a usarlo como herramienta de control y seguimiento de obra y también de los organismos que deben facilitarlo y habilitarlo como es el caso de los colegios profesionales.

¿Tiene el libro de incidencias un formato específico?

 En el apéndice 7 de la guía Técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción, publicada por el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, se recoge el contenido mínimo del Libro de Incidencias, y en el formato propuesto, figuran incluidos los siguientes contenidos.

• Requisitos reglamentarios relacionados con el libro de incidencias según lo establecido en el Real Decreto 1627/1997 y normativa relacionada.
• Hoja de datos en donde figura, número de registro del libro, datos de la obra, datos de promotor y dirección, datos de contratista, datos del coordinador de seguridad y salud.
• Formato con contenido específico para hoja de anotaciones.

No obstante, según se desprende del texto normativo (punto 2 del Art. 13 del RD 1627/1997) son los colegios profesionales en el caso de obra privada o la oficina de proyectos del organismo público correspondiente, en caso de obra pública, quien facilita el libro, por lo que se entiende que el formato del libro será el elegido y diseñado por estas entidades.

Por tanto, el formato del libro de incidencias no es único, cada colegio profesional u organismo público en su caso, definirá su propio formato, encontrándonos entonces con formatos diferentes según el colegio del técnico o el carácter público o privado de la obra, incluidos formatos electrónicos para uso desde páginas web o aplicaciones móviles, las cuales facilitan a los técnicos y a todos los agentes su uso y su custodia, con la misma validez legal que el resto de los formatos.

Algunos tipos de formatos son:

• Formato libro en papel con hojas limitadas (generalmente 10 anotaciones)

• Formato libro electrónico con hojas limitadas (generalmente 10 anotaciones previas y ampliable)

• Formato libro en papel, en el que se facilita únicamente portada y hojas informativas de normativa y uso, (sin número determinado de anotaciones)

¿Cuándo anotar en el libro de incidencias?

 La normativa especifica que el libro de incidencias servirá, para seguimiento y control del plan de seguridad y salud, entendiéndose por este seguimiento a la comprobación de que en la obra se están aplicando realmente la medida en él descritas, por tanto, las anotaciones en el Libro de incidencias, en principio deben referirse a incumplimiento de medidas preventivas u órdenes de implementación de medidas o mejoras.

Hay que tener en cuenta, además, que las anotaciones deberán remitirse a la inspección de trabajo en caso de que:

• Se refiera a una orden previamente anotada e incumplida.
• Se refiera a una paralización total o parcial de la obra

El libro de incidencias es una herramienta fundamental para el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución para el seguimiento de la aplicación del plan de seguridad y salud en la obra y debe ser utilizada como tal.  Todas las órdenes o incidencias anotadas en él, serán tratadas como de obligada intervención e inmediata solución, debiéndose anotar de la misma forma su solución o bien de nuevo la orden reiterada, en este caso, con comunicación a la inspección de trabajo.

Sin embargo, es a criterio del técnico coordinador de seguridad y salud, la posibilidad de ampliar su utilidad, utilizando como libro para registro de visitas o actuaciones de coordinación, comunicaciones del contratista etc. El técnico puede optar por:

• Utilizarlo únicamente para anotaciones de Incidencias e incumplimientos del plan de seguridad y salud observados en la obra y las paralizaciones de tajos o de la obra entera.
  • Ejemplos:

……….Durante la visita a la obra se observa que no se ha protegido la caída de materiales desde los forjados tal y como ordenó el coordinador de seguridad y salud durante el montaje de las barandillas…..  

………Los taludes de excavación, no cumplen con las condiciones de estabilidad para el tipo de terreno y  no se encuentran protegidos, por lo que se paralizan todos los trabajos del fondo de la excavación y se ordena reducir la pendiente de los taludes……

• Utilizarlo como libro de órdenes de seguridad y salud, anotando en el todas las órdenes y las decisiones que en la obra se tomen en cuanto a seguridad y salud, además de las anteriores.
  • Ejemplos:

………… En la reunión mantenida en la visita realizada se recuerda que para  la  excavación prevista, la pared sur del vaciado se realizará por bataches, colocando entibación en los cortes verticales, el resto de cortes se realizarán en talud natural, tal y como se indica en el Plan de Seguridad y Salud

 ……….en previsión de  los trabajos de montaje de escalera definitiva, se advierte que no se permite el acceso mediante escalera de mano y  se acuerda el montaje de módulo de escalera provisional  para acceso………

 ……….se vigilará la limpieza de las zonas de trabajo…..

• Utilizarlo como documento de seguimiento de coordinación de seguridad y salud, anotando el contenido de todas  las visitas  a modo de registro de actuaciones del coordinador de seguridad y salud, en donde se incluyan además por supuesto, las ordenes, decisiones, incidencias e incumplimientos del plan de seguridad y salud y las paralizaciones.

• • Ejemplos:

………… durante la visita de obra se han revisado las barandillas del forjado las cuales se encuentran correctamente montada. No se han observado incidencias en la obra.

 ……………se acuerda la realización de reunión de coordinación para el martes 24 de marzo, en la caseta de obra, el jefe de obra convocará a los responsables de las subcontratas para su asistencia………

En estos últimos casos hay que tener presente varias cuestiones importantes:

• Las órdenes reiteradas se entienden como un incumplimiento de la orden dada en inicio. Por lo que deberá ser enviada la anotación a la inspección de trabajo, por ejemplo,  ….“se deberá limpiar la obra para mejorar la seguridad”…… , esta anotación reiterada es una incidencia y se debe comunicar como tal.
• Se debe de considerar también el gasto extraordinario que puede llegar a suponer la habilitación de varios libros, según sea la duración de la obra, ya que un Libro de incidencias con 10 anotaciones cubriría 10 visitas de coordinación.
• Una opción equilibrada, puede ser, la utilización de este Libro únicamente para anotaciones de  incidencias en el seguimiento del Plan de seguridad y salud  en obra (aplicación de las medidas de seguridad  en obra)  incluyéndose;  las órdenes dadas por el coordinador de seguridad y salud para la prevención en los procesos de obra que requieran especial atención por los riesgos que puedan generar, las órdenes para la corrección  de deficiencias que por su importancia requieran atención inmediata, con  su posterior solución, las incidencias por incumplimiento  y  las que se refieran a la paralización total o parcial de la obra, especificando las incidencias que dieron lugar a la paralización y remitiendo las hojas a la inspección de trabajo, tal y como se apunta en el  art. 14 del RD1627/1997.
  • Ejemplos:

…….durante la visita, el coordinador de seguridad y salud recuerda a los responsables de obra,  que no se permite el trabajo de ningún operario  en el interior del vaciado, hasta que no se haya ejecutado el gunitado de protección……..(orden del coordinador de seguridad y salud de máxima atención)

 ……..se observa que se está usando el módulo de andamio de plataforma de trabajo, sin las barras diagonales por lo que se ordena la inmediata colocación de estas piezas según instrucciones del fabricante…….. se colocan durante la visita, y se recuerda seguir las instrucciones de montaje y revisar el posicionamiento correcto por parte de persona cualificada, antes del uso……(deficiencia con solución inmediata y advertencia en primera anotación. Su reiteración debe ser enviada a la inspección de trabajo)

 ……..se observa que parte del personal no está usando el equipo de protección individual obligatorio, se soluciona la incidencia de forma inmediata y se recuerda al jefe de obra que no debe permitir el trabajo  sin el equipo de protección necesario……(incidencia con solución inmediata en primera anotación. Su reiteración debe ser enviada a la inspección de trabajo)

 …..Se paralizan los trabajos de cubierta ya que el acceso a ésta no se está realizando de manera segura…….(paralización de obra o parte de ella. Debe enviarse copia a la inspección)

En este caso, el coordinador de seguridad y salud en Fase de ejecución deberá generar un registro documental independiente que justifique su gestión, en el que podrá incluir; informes de visitas, actas de reuniones, partes o listas de control de personal y maquinaria, etc.., Este registro será documentación justificativa del desarrollo de su actividad en obra.